Регистрация документов – важная составляющая организации работы с документами. Основная цель регистрации – придание документу юридической силы. Помимо этого регистрация позволяет обеспечить учет, контроль и возможность поиска документов, используемых в управленческой деятельности учреждения.
Основой построения поисковых систем является регистрация документов — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. … Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
Как происходит регистрация документа?
Регистрация документов осуществляется путем проставления на документе даты и регистрационного номера (индекса) с записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Какие документы не регистрируются при поступлении?
В инструкции по делопроизводству организации приводится примерный перечень документов, не подлежащих регистрации в службе делопроизводства. Этот перечень включает информационные материалы, присланные для сведения; периодические издания; поздравительные письма и телеграммы; каталоги, прейскуранты и т. д.
Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения. Документы оперативного характера, присылаемые или создаваемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.
Нужно ли регистрировать бухгалтерские документы?
Другими словами, поступившая бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации. Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер силами своих подчиненных.
Какую форму регистрации документов применяют при небольшом объеме документооборота?
Таким образом, автоматизированная форма в настоящее время самая удобная форма регистрации, а журнальная и карточная формы часто применяются при небольшом потоке документов.
В каком случае конверт в котором поступил документ не уничтожается?
Конверты не уничтожаются в следующих случаях: … когда только по почтовому штемпелю на конверте можно установить дату отправки и получения документа; когда только по конверту можно установить адрес отправителя при значительном повреждении конверта; при наличии в конверте только приложений без сопроводительного письма.
Сколько раз регистрируются документы в организации?
Документы должны регистрироваться один раз. Однократность регистрации — одно из основных правил рациональной постановки делопроизводства. В крупном учреждении регистрацию документов централизованно ведет группа регистрации документов в канцелярии.
Как фиксируется регистрация документа?
Все входящие и создаваемые документы регистрируются на карточках. Карточки изготавливаются из плотной бумаги, как правило, формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Карточка включает графы, куда вносятся реквизиты, необходимые и достаточные для фиксации информации о документе.
Какие документы подлежат регистрации примеры?
Так, в отдельных регистрационных формах учитывают:
Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не …
Как регистрировать бухгалтерские документы?
Регистрация документа производится путем проставления на нем специального регистрационного штампа, проставляемого в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп должен содержать наименование организации и регистрационный номер документа.
